Configurar proyecto: Etapas y periodos

Es posible gestionar, dentro del sistema GONG, funciones clave relacionadas con la administración temporal de proyectos y convenios, tales como:

• Establecer la fecha de inicio y fin del proyecto.

• Controlar la fecha límite para el envío de informes al financiador.

• Registrar todas las prórrogas concedidas.

Para configurar estas opciones, se debe acceder al menú “Etapas y periodos” y comenzar la configuración de los distintos parámetros relacionados con fechas.

1. Etapa/as del proyecto

En esta sección se registran las fechas de inicio y fin del proyecto o programa plurianual/convenio. Estos campos son obligatorios al momento de crear un nuevo proyecto, ya que sin ellos no será posible comenzar a ejecutar una actividad, ni imputar un gasto... A través de estas fechas el sistema generará de forma automática el cronograma mensual del proyecto.

En todo momento esta etapa puede ser modificada en el caso de contar con una prorroga y/o una reformulación aceptada por los donantes e incluso pueden ser añadidas nuevas etapas que permiten separar la ejecución del proyecto en diferentes momentos, muy útil sobre todo en el caso de los programas plurianuales/convenios.

De forma general, un proyecto tendrá una única etapa.

2. Periodos utilizados para la formulación

Una vez introducidas las fechas principales, el sistema permite informar los periodos utilizados en la fase de formulación. Esta información es opcional y cada organización puede decidir si desea completarla. Sirve para llevar un control sobre el tiempo restante hasta, por ejemplo, la presentación del proyecto al financiador.

3. Prorrogas a la ejecución

GONG permite configurar la fecha límite para la petición de prórroga de los proyectos:, que se asociará al sistema de avisos del sistema ayudando a que no se pase el plazo. Es incluso posible configurar la fecha de inicio para que el sistema comience a enviar avisos de la petición de la prórroga.

Además el sistema permite configurar el período de la prórroga antes de su solicitud, indicando la fecha de inicio y fin de la prórroga y pudiendo configurar una descripción, asignar tareas entre las/los compañeras/os del proyecto. Una vez obtenida la respuesta del financiador es posible indicar dentro de GONG si la prorroga ha sido aceptada o rechazada.

La modificación automática de la etapa del proyecto una vez aceptada la prórroga es activable o desactivable dentro de GONG. En caso de estar activada se modificará toda la etapa del proyecto pudiendo ejecutar actividades, fuentes de verificación, indicadores, gastos... en el período de prórroga y añadiendo el mismo al cronograma del proyecto.

En caso de no estar activado GONG mostrará el siguiente mensaje: "La aprobación de la prórroga de ejecución supone el cambio en las fechas de ejecución del proyecto. IMPORTANTE: Debe modificar manualmente las etapas del proyecto para que se correspondan con la prórroga aprobada. IMPORTANTE: Debe modificar manualmente las fechas del periodo de justificación del proyecto."

4. Periodos de Seguimiento y Justificación

La cuarta sección está destinada a la gestión de los informes de seguimiento y justificación a los donantes/financiadores.

Tipo Periodo: Tipo de informe que se va a presentar como por ejemplo "Informe intermedio" o "Informe anual". Estos tipos son configurables para cada organización dentro de la administración de GONG.

Fecha inicio: Fecha de inicio del período del proyecto del que se quiere informar.
Fecha fin: Fecha fin del período del proyecto del que se quiere informar.
Fecha informe: Fecha de presentación del informe al financiador/donante a partir de la cual GONG genera un sistema de avisos y alertas.
Fecha de entrega de la documentación: Fecha de entrega de documentación al donante que puede o no coincidir con la fecha del informe.
Descripción: Descripción mas detallada del informe de seguimiento.
Cerrar gastos del periodo: El sistema incluye la funcionalidad de "cerrar" los gastos correspondientes a cada periodo de informe. Una vez cerrado un periodo, no es posible imputar nuevos gastos ni modificar los ya registrados. Solo el coordinador del proyecto, o un usuario con los permisos correspondientes, podrá reabrir un periodo cerrado. Con este el sistema busca garantizar que la información del sistema presentada al donante/financiador no va a sufrir modificaciones durante la elaboración del mismo.

Periodo cerrado: El informe ya ha sido presentado al financiador/donante o se ha cerrado porque ya no es necesario pero la organización quiere que quede registrado.
Periodo aceptado: Indicador de que las fechas configuradas han sido aceptadas por el financiador.

Además del alta y edición de los informes existen mas funcionalidades para la gestión de los informes:

Tareas: Además, podremos definir tareas para cada informe y asignarlas a los diferentes personas implicadas en el proyecto, de cara a repartir el trabajo a los/las diferentes responsables de cada parte del proyecto para una correcta elaboración del proyecto.

Gestión documental: En esta sección es posible gestionar toda la documentación adjunta al informe además del propio informe contando además con un sistema de etiquetado configurable para cada organización como puede ser "Informe de seguimiento intermedio" o "Informe de seguimiento anual" facilitando después la identificación y búsqueda de todo este tipo de documentos de la organización.

6. Sistema de avisos y alertas

Barra de tiempo: GONG genera automáticamente una barra de tiempo que facilita visualizar los días restantes a la presentación del informe y que se marcará en rojo a partir de que el informe se encuentre sin presentar pasada la fecha.

Alertas automáticas: El sistema permite configurar el envío de alertas al correo electrónico, indicando el número de días que se tardara en enviar un correo una vez el periodo de seguimiento 'oficial' ha terminado. Si no se define ningún valor numérico valido el sistema no notificara de la finalización de periodos.

Caja de seguimiento de todos los informes: Muestra en la pagina de inicio de GONG todos los informes de seguimiento en los que esta implicado cada usuario/a.

Informe/resumen global de los periodos de justificación:

Este resumen muestra agrupados todos los periodos de justificación de los proyectos en ejecución (para los que tengamos permisos como usuario), buscando ayudar en la coordinación general de la organización y llevar un buen seguimiento de los mismos.

El listado de todos los informes pendientes de cada proyecto están agrupados en formato de cronograma, con sus responsables asignados, permitiendo hacer un seguimiento de los mismos de forma rápida y sencilla. Además es posible filtrarlos tanto por la fecha final del periodo y por cada responsable (Todos aquellos usuarios/as que tienen una tarea relacionada con el informe).

También es posible ordenarlos por la fecha del informe, la fecha fin y el nombre del proyecto.

El listado cuenta con los campos de nombre del proyecto al que pertenece, el tipo de informe (inicio, intermedio o final), la fecha de inicio y fin del periodo de justificación, la fecha del Informe (fecha limite para presentar el informe asociado a dicho periodo) y todos/todas los usuarios responsables.

Después contamos con un cronograma mensual que nos permite ver una planificación y el total de informes de cada mes, facilitando una vista del volumen de justificación de cada mes de la organización. Los meses marcados en el cronograma para cada periodo son los meses desde la finalización del periodo hasta el mes de persentacion del informe y el número mostrado en la columna meses hace referencia a los meses que faltan hasta el informe.

Al hacer clic en el informe se accede a cada informe dentro de su proyecto > configuración > etapas y periodos, para poder hacer el seguimiento de cada uno de los informes.

El acceso a este resumen es desde la página de inicio de GONG, menú Resumen Periodos de justificación, y se encuentra junto al resto de resumenes económico y ejecutivo globales de todos los proyectos que hay en GONG para la gestión global y coordinación de la información de cada organización. Este informe es además exportable a formato hoja de cálculo (xlsx).

7. Períodos de seguimiento interno

El sistema ofrece la posibilidad de definir fechas internas de informes de la organización

8. Prórrogas a la Justificación

Informar las prórrogas que eventualmente nos hayan concedido para presentar las justificaciones.