IV encuentro de la Comunidad GONG

El pasado martes 6 de mayo de 2025 se celebró en el Espacio Ecoo en Madrid el IV Encuentro de la Comunidad GONG con la participación de gran parte de las ONGs que conforman la Comunidad GONG y el equipo de Semilla de Software Libre.

El encuentro constó de una primera parte en la que se presentaron algunas de las últimas novedades y actualizaciones del software por parte del equipo de Semilla de Software Libre junto a alguna de las organizaciones de la Comunidad. La segunda mitad del encuentro consistió en una dinámica de diálogo y trabajo entre todas las ongs participantes y el equipo de Semilla de Software Libre para tratar diferentes temas identificados previamente, buscando optimizar y mejorar GONG, y para seguir dando continuidad al hecho de que GONG es un software hecho por y para las ONGs.

Primera parte: Presentación de novedades y mejoras

Nueva planificación y seguimiento mensual detallado del presupuesto de proyecto

En versiones anteriores GONG permitía planificar el gasto mensual dentro de cada línea presupuestaria y ofrecía un resumen general para comparar lo presupuestado con lo ejecutado mes a mes. Sin embargo, esta funcionalidad no permitía desglosar el gasto con suficiente detalle ni facilitaba su actualización global, lo que dificultaba el seguimiento y la replanificación del presupuesto durante la ejecución del proyecto.

A partir del análisis conjunto con organizaciones de la comunidad, se detectaron estas limitaciones y se desarrolló una nueva funcionalidad titulada “Presupuesto mensual”, que mejora significativamente la planificación, el seguimiento y la replanificación presupuestaria. Además se ha mejorado también el detalle del resumen "Previsión de gastos mensuales".

Presupuesto mensual

Esta nueva funcionalidad permite ver de forma clara cómo se distribuye el presupuesto a lo largo de los meses del proyecto, con mayor nivel de detalle y control. El informe de presupuesto mensual desglosa, dentro de cada actividad, las subpartidas asociadas, el implementador responsable y la distribución mensual del presupuesto. También incorpora opciones para visualizar o separar los importes correspondientes a la cofinanciación y aplicar filtros por implementador o partida, lo que permite un análisis más ajustado a las necesidades de gestión.

Cuenta además con la posibilidad de exportar/importar el reparto mensual desde hojas de cálculo, lo que agiliza la carga y revisión de datos, y además facilita una replanificación flexible basada tanto en el gasto real acumulado como en cronogramas técnicos actualizados.

Otra funcionalidad clave de esta nueva sección es la posibilidad de replanificar automáticamente: los datos de meses anteriores se actualizan con el gasto real y el presupuesto restante se redistribuye en función del cronograma de actividades. Todo esto se sincroniza automáticamente garantizando en el proyecto una coherencia entre la planificación técnica y la financiera.

Por último, una vez realizada la planificación mensual, esta puede transferirse fácilmente a la vista de presupuesto por partidas, asegurando así la coherencia en todo el sistema y permitiendo su visualización en las distintas secciones relevantes del módulo presupuestario.

Además, se ha mejorado el Resumen de previsión de gastos mensuales, que ahora muestra de forma clara, mes a mes, lo presupuestado, lo ejecutado y lo pendiente para cada actividad o partida, proporcionando un seguimiento más completo y útil para la toma de decisiones durante la ejecución del proyecto.

 

Seguimiento y control de logros alcanzados

Desde el equipo de Semilla de Software Libre y la Comunidad se está trabajando en la capacidad de GONG para recoger, gestionar y analizar los datos relacionados con beneficiarios e indicadores de los proyectos, buscando fortalecer la gestión de datos técnicos, la rendición de cuentas de los proyectos y también poder obtener datos globales de seguimiento de toda la organización.

Indicadores de objetivos y resultados de proyecto

Durante la sesión se introdujo una nueva funcionalidad que permite vincular automáticamente las mediciones registradas en las variables de un indicador con su porcentaje de avance. Esta operación, que antes solo podía realizarse manualmente con base en criterios cualitativos, ahora también puede automatizarse desde la plataforma mediante cálculos cuantitativos. Actualmente se utiliza el promedio como método de cálculo, aunque la herramienta ya está preparada para incorporar otros algoritmos, lo que ofrecerá mayor flexibilidad en futuras versiones.

Indicadores globales de cada proyecto

También se dio a conocer la posibilidad de vincular los indicadores de objetivos y resultados con los indicadores globales definidos en el objetivo general de cada proyecto. Gracias a esta mejora, cada vez que se actualiza un indicador específico, el sistema actualiza automáticamente los valores correspondientes a los indicadores globales del proyecto.

Durante la exposición, se recordó que estos indicadores globales son métricas comunes, definidas por cada organización, y utilizadas para medir de forma agregada y comparativa los resultados de distintos proyectos, países o áreas temáticas. A diferencia de los indicadores específicos, centrados en una intervención puntual, los globales permiten evaluar el avance hacia objetivos estratégicos institucionales y obtener una visión consolidada de la acción organizacional.

Indicadores globales de toda la organización

Además, se mostró un nuevo informe general que consolida los valores más recientes alcanzados en cada indicador global, desglosados por proyecto. Esta herramienta permite aplicar filtros por país, implementador o período de tiempo, lo que facilita la consulta en tiempo real y la elaboración de informes agregados, como memorias anuales.

Beneficiarios

En cuanto a la gestión de beneficiarios o titulares de derechos, se expuso una funcionalidad mejorada que permite ajustar el nivel de detalle según las necesidades del proyecto. Se puede optar por un enfoque básico —que diferencia entre beneficiarios directos e indirectos y por sexo— o bien por un modelo más completo y personalizable.

Este segundo enfoque permite a cada organización definir hasta 12 dimensiones de desagregación (como edad, etnia, discapacidad, nivel educativo, entre otras), y decidir cuáles aplicar en cada proyecto.

Se explicó que, dentro de este modelo detallado, es posible trabajar con beneficiarios identificados (con un código único) o no identificados. En el caso de beneficiarios no identificados, se pueden registrar los datos previstos y alcanzados por actividad y dimensión, y el sistema realiza los cálculos y agregaciones automáticamente. Por su parte, el uso de beneficiarios identificados permite registrar personas de manera individual, importarlas desde Excel y asociarlas a actividades específicas, lo que evita duplicaciones y permite un seguimiento más riguroso.

Asimismo, se aclaró que ambas modalidades pueden combinarse dentro de un mismo proyecto, lo que permite adaptar la herramienta a distintos contextos operativos.

Adaptación a Indicadores de Rendición de Cuentas (IRC)

Por último, se abordó la relación de estas funcionalidades con los Indicadores de Rendición de Cuentas (IRC), cada vez más solicitados por financiadores como la AECID. Desde SSL se está evaluando cómo alinear estas capacidades de GONG con los requerimientos específicos de los IRC, con el objetivo de facilitar su formulación, seguimiento y reporte a través de las herramientas que ya ofrece la plataforma.

Publicación y compartir con la sociedad civil la información de los proyectos gestionada desde el GONG de cada organización

La publicación web de proyectos tiene como objetivo aprovechar el trabajo ya realizado en GONG en materia de seguimiento y ejecución de proyectos, y poner esa información al servicio de la sociedad civil de forma clara, visual y accesible. Esta herramienta permite visibilizar los avances y resultados de los proyectos mediante una publicación dinámica y actualizada en la web corporativa de cada organización (a través de un microsite), sin generar cargas de trabajo adicionales.

Características principales:

• Datos detallados por proyecto: La información publicada es configurable por proyecto, e incluye descripción general, identificación, beneficiarios, indicadores, información técnica (como matrices de planificación), datos económicos (presupuesto) e información complementaria como imágenes y descripciones.
• Datos agregados y visualizaciones: Es posible mostrar listados de proyectos, métricas globales y gráficas evolutivas. Los datos se consolidan automáticamente desde GONG y se presentan de forma ordenada y visual.
• Automatización y eficiencia:
  • La información se actualiza automáticamente a partir de los datos existentes en GONG, sin requerir acciones adicionales ni costes de mantenimiento.
  • Se evita la duplicación de esfuerzos, aprovechando el nivel de detalle ya trabajado en la gestión de proyectos.
  • Se establece un flujo de validación con permisos y notificaciones para responsables, garantizando la calidad y fiabilidad de los datos publicados.

Durante la presentación, se mostraron ejemplos reales de dos organizaciones de la Comunidad que ya están utilizando esta funcionalidad: CISP y OEI, quienes publican fichas de proyecto individuales, listados completos y datos agregados con visualizaciones dinámicas.
 

Seguimiento de la eficiencia de los proyectos    

Luigi Grando de CISP además de hablar de su experiencia y mejora de procesos con la implantación de GONG en su organización, presentó el nuevo indicador del índice de eficiencia económica del proyecto en el resumen general.

El Índice de Rendimiento del Costo (CPI, por sus siglas en inglés) es un indicador fundamental en la gestión de proyectos, ya que permite evaluar la eficiencia con la que se están utilizando los recursos presupuestarios. Su cálculo se basa en la relación entre dos porcentajes clave:

• Porcentaje de ejecución técnica: refleja el grado de avance de las actividades planificadas en el momento de la consulta.
• Porcentaje de ejecución económica: muestra la proporción del presupuesto que ha sido efectivamente gastado hasta ese mismo momento.

La interpretación del CPI es sencilla y útil para la toma de decisiones:

• CPI > 1: el proyecto está por debajo del presupuesto previsto, lo que indica una ejecución muy eficiente.
• CPI = 1: los costos están alineados con lo planificado, reflejando una ejecución eficiente.
• CPI < 1: existen sobrecostes, lo que señala una ejecución ineficiente y la necesidad de tomar medidas correctivas.

Este índice no solo permite evaluar el estado financiero del proyecto, sino también identificar tendencias y anticipar desviaciones. El detalle del cálculo y sus componentes puede consultarse ampliando la información disponible en la barra de resumen.

Debate y análisis

Durante el encuentro se organizaron tres grupos de trabajo procurando que fueran lo más heterogéneos posible, para favorecer la diversidad de perspectivas. A cada grupo se le entregó una copia de un documento que incluía, además de las instrucciones generales, una serie de fichas temáticas. Estas fichas correspondían a temas que habían despertado interés en años anteriores y que, además, fueron confirmados como relevantes a través del cuestionario previo al evento.

Todas las organizaciones participantes identificaron que este espacio es muy interesante no sólo para analizar GONG sino también para compartir experiencias de uso y se mostró mucho interés en la posibilidad de hacer mas aunque sea en formato online. 

Los temas analizados fueron los siguientes:

Gestión económica del personal de la organización

En el análisis compartido realizado sobre el módulo de gestión económica de personal se destacó su gran potencial, y se indentificaron algunas posibles mejoras. Entre ellas, la conveniencia de permitir la elaboración de presupuestos en varias monedas, facilitando así la planificación del personal en terreno de forma similar a la de los proyectos, que ya contemplan gastos en moneda local. También se sugirió la posibilidad de desglosar cada línea de presupuesto en conceptos como salario bruto, seguridad social e impuestos, para una mayor claridad y control financiero y sobre todo permitiendo mayor agilidad a la hora de hacer actualizaciones.

Seguimiento técnico de proyectos: uso actual y áreas de mejora

En relación con el seguimiento técnico, algunas organizaciones manifestaron estar utilizándolo activamente, mientras que otras aún no lo han implementado aún, ya sea por falta de un plan interno o porque han optado por realizar el seguimiento directamente en los informes requeridos por los financiadores, para facilitar la entrega de información en sus formatos específicos.

Algunas de las mejoras propuestas durante el encuentro fueron:

•     La posibilidad de exportar todas las imágenes asociadas a las actividades en un único documento.
•     Un listado más claro de las fuentes de verificación, que incluya campos y filtros por fecha para mejorar su gestión.

Uso de los informes de GONG y propuesta de grupo de trabajo

Varias organizaciones señalaron que, gracias a las funcionalidades de exportación actuales de GONG, pueden generar informes para los financiadores copiando y adaptando la información a las plantillas requeridas por cada entidad.

A partir de esta experiencia, se identificaron dos posibles líneas de mejora:

• Analizar e identificar pequeñas mejoras para su desarrollo en los formatos ya existente en GONG: Introducir pequeños ajustes que optimicen los listados, resúmenes e informes exportables ya disponibles en GONG. Estas mejoras buscan aumentar la eficiencia y reducir aún más el tiempo necesario para elaborar los informes.
• Analizar y trabajar sobre la posible adaptación de plantillas para cada financiador: Analizar y dinamizar la posibilidad de crear un grupo de trabajo que estudie la viabilidad de adaptar los informes de GONG a los distintos formatos exigidos por los financiadores, los cuales suelen cambiar frecuentemente y presentan gran diversidad.

Indicadores de Rendición de Cuentas (IRC)

El uso de indicadores globales o estratégicos, así como la categorización detallada de beneficiarios por actividad, fue valorado como muy útil por las organizaciones, aunque actualmente parece estar en desuso.

Se señaló que una mejora importante sería la posibilidad de visualizar claramente en qué proyectos se encuentran activos estos indicadores globales, facilitando así su seguimiento y utilidad práctica.

La riqueza del debate dejó clara la importancia de estos espacios que permiten identificar necesidades comunes y compartir soluciones de otras organizaciones, y fortalecer la comunidad, que define, usa, apoya y construye GONG de forma colectiva.

El encuentro contó con 25 participantes de diferentes organizaciones de la Comunidad OEI, Mundubat, CISP, Justicia Alimentaria, PBI España, Medicusmundi Sur, Fundación Codespa, AIDA, ODG y alguna invitada como Movimiento por la Paz, además del equipo de Semilla de Software Libre.

La Comunidad GONG está formada actualmente por 17 ONGs y Semilla de Software Libre.

Adjuntos: