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Como su nombre indica, las llamadas 'cuentas de banco' se pueden utilizar para enviar y recibir recursos, sean transferencias, subvenciones, intereses bancarios, etc. Además, lógicamente, son cuentas desde las que pueden salir pagos.

Por su parte, las cuentas que en GONG identifiquemos como de 'Caja Chica' tienen funciones limitadas a los movimientos habituales de las 'cajas' reales que tenemos en nuestra organización. Así, por ejemplo, pueden recibir transferencias (que "alimentan" la caja), pero no 'subvenciones', etc.

Es importante pues, que si nuestro proyecto va a tener relación con alguna "caja chica" de nuestra organización, abramos una cuenta de ese tipo en GONG, para que todos los movimientos de la misma queden registrados y perfectamente cuadrados en el sistema y en la realidad.

Efectivamente, una funcionalidad de GONG es que permite que las cuentas involucradas en un proyecto sean gestionadas por usuarios específicos, que seleccionemos. De esta forma, podemos tener usuarios/as en un proyecto cuyos permisos no les permitan volcar gastos o pagos, por ejemplo y, por otro lado, podemos tener usuarios/as que tengan acceso a las cuentas del proyecto aún sin poder modificar sus datos (útil para 'auditores', por ejemplo).

Así pues, las 'cuentas' en GONG tienen que tener usuarios/as definidos. Eso se dará de alta en el momento de la apertura de la cuenta, eligiendo los usuarios/as que tendrán acceso a la misma.

Para poder registrar y llevar el control de todos los movimientos que se producen en el seno de un proyecto multidivisa, es necesario que "separemos" de alguna forma las entradas y salidas de recursos en las diferentes monedas, de forma a poder disponer después de todo el extrato de lo que ha sucedido en el proyecto.

Para eso, un proyecto con varias divisas tendrá que tener, obligatoriamente, al menos 2 cuentas: una para cada una de las divisas que intervengan en el mismo.

Las 'cuentas' en los proyectos de GONG se asemejan a las cuentas bancarias, ya que es el lugar donde se registran los movimientos económicos reales que el proyecto va teniendo a lo largo de su vida.
De esta forma, definiendo 'cuentas' para cada proyecto, podremos posteriormente obtener un "extracto" de todas las entradas y salidas de recursos que hemos tenido, de forma que dispondremos de un control perfecto de la tesorería del proyecto.

Por eso, cada proyecto en GONG debe tener una 'cuenta' definida, desde la cual se harán los pagos de los gastos y se registrarán los movimientos. Aunque en la realidad un proyecto comparta cuenta bancaria con otro, en GONG las separaremos, proyecto-por-proyecto, pues de esta forma podremos monitorear la tesorería y cuadrar ese proyecto.

Los proyectos pueden tener tantas cuentas como sea necesario y que nos permitan un buen control de ingresos y gastos. Por ejemplo, es muy común definir al menos dos cuentas para cada proyecto: la cuenta bancaria y la cuenta de "caja chica", en la que iremos registrando los movimientos de caja, para mantener el control del proyecto.

Para cada cuenta, tendremos que informar:

Nombre: El nombre único con el que la identificaremos en el sistema
Agente: Agente al cual pertenece/gestiona la cuenta.
Moneda: Moneda usada en la cuenta
País: País donde está creada la cuenta
Descripción: Descripción detallada de la cuenta
Tipo: Banco o “Caja Chica”
Entidad: Nombre del Banco
Bloqueado: La cuenta está disponible, pero no es posible realizar transferencias o pagos con ella.
Ocultar en proyectos: Si está activado, no se permitirá la asignación de la cuenta a nuevos proyectos

Para cada cuenta será posible asignar los usuarios del sistema que podrán gestionarla:

- Gestionar transferencias y pagos desde los proyectos del usuario que utilicen esta
cuenta.
- Gestionar transferencias y pagos desde la sección “Agentes” si el usuario tuviera acceso a la administración económica del agente implementador que la gestiona.

En GONG podemos definir quién tiene acceso a visualizar o modificar los datos de cada 'Agente implementador'. Normalmente se utiliza para hacer que sólo los usuarios de una determinada delegación tengan acceso a la misma, pero puede ser aplicado para cualquier 'Agente' que se haya definido como de tipo 'implementador': podemos definir, por ejemplo, qué usuarios/as tendrán aceso a losproyectos de una contraparte.

Entre las muchas maneras que tenemos de hacerlo, una de las más rápidas y sencillas (aunque menos detallada) es vincular los usuarios/as que tendrán acceso a esa delegación o contraparte a través de la sección de 'Agentes'.

Tan solo tendremos que hacer click en el icono de las figuras humanas que tendremos disponible en la barra de iconos a la derecha de cada 'Agente implementador' y allí dar de alta los usuarios o usuarias que queremos que tengan acceso a ese 'Agente' y a sus proyectos.

Cuando damos de alta un 'Agente' y lo identificamos como 'financiador' en GONG, podemos también informar su mapa de partidas. De esta manera, cada vez que abramos un proyecto en GONG de ese 'financiador', el sistema automáticamente nos montará el proyecto con ese esquema de partidas, para que, a partir del mismo, podamos hacer el seguimiento económico y los informes.

Para ello, solo tendremos que ir al icono de la lupa que se nos presenta en la fila de iconos del Agente e introducir allí el mapa de partidas que el mismo utiliza y sobre el qué quiere ver sus informes de seguimiento.

Esa opción (a través del icono de la lupa), sólo se nos mostrará disponible cuando el 'Agente' haya sido caracterizado como de tipo 'financiador'.

Una vez el mapa de partidas esté definido, el icono de la lupa se nos mostrará "lleno", indicando que ya existe un mapa de partidas para ese financiador y que, automáticamente, cada vez que abramos un nuevo proyecto, GONG lo heredará y nos lo dejará a disposición.

En GONG denominamos 'Agentes' a todos aquellos "actores" que participan en la ejecución de los proyectos o convenios. Éstos están agrupados en dos grandes categorías:

1) Implementadores: aquellos actores que son (o serán) responsables de gastos. Por ejemplo, las delegaciones, los centros de coste, las contrapartes, etc.

2) Financiadores: aquellos actores que son (o serán) responsables de financiar esos gastos. Sobretodo nuestros financiadores habituales, pero también lo pueden ser contrapartes que aporten una parte de la financiación o nuestra propia organización si aportará recursos propios.

En este último caso, significa que un 'Agente' puede ser al mismo tiempo 'implementador' y 'financiador'.

Es importante que, al dar de alta un Agente, informemos correctamente cuál es el ro (o roles) que desempeñará en el sistema.

Sí, se puede modificar las partidas del financiador aunque el proyecto ya tenga datos.

Para poder hacer este cambio, el proyecto debe estar en estado de Formjulación o Reformulacióbn. En caso contrario, no es posible cambiar las Partidas.

Si la modificación consiste en el cambio del nombre o del código de una partida o en añadir una nueva partida, no importa que el proyecto ya tenga en GONG gastos o presupuesto.

Si la modificación consiste en el borrado de una partida, el sistema sólo lo permitirá si no hay ninguna línea de presupuesto ni ningún gasto asignados a esa partida. En caso contrario, será necesario eliminar primero esa parte del presupusto o del gasto para poder eliminar después la partida.

En ambos casos, es importante recordar que es necsario avisar a los Administradores de GONG, después de haber hecho el cambio, para que a su vez modifiquen, si fuera necesario, las partidas del Sistema.

Puede haber varias razones pero la más común es que haya algún filtro aplicado que impide que se visualicen los datos o que no se haya definido una tasa de cambio para el gasto o quel a que se haya definido no esté dentro de la fecha de consulta.

1.- Filtros aplicados

La mejor forma de comprobar que no se trata de un errror es eliminar todos los filtros (seleccionando los totales en todos los desplegables) y pulsar en el botón de "Filtrar" para que todos ellos se eliminen. Recuerda que si se filtra por moneda, GONG sólo muestra los gastos (y los presupuesto) realizados en esa moneda

2.- Tasa de Cambio

Si no existe una Tasa de Cambio definida o la/s que hay definida/s no abarcan el rango de fechas para el que se está generando el informe, los datos de Gasto saldrán a 0. La solución een este caso es definir una tasa de cambio par ala Etapa o al menos, que abarque el rango de fechas para el que se está generando el informe. Para definir la Tasa de Cambio de Gasto hay que ir a Configuración > Etapas, Periodos y Tasas de Cambios y en la caja "Etapas y Tasas de Cambio" (la segunda) expandir las tasas de cambio con el botón correspondiente (el que muestra un sublistado con tres rayitas horizontales).