Gestión ágil de los documentos de gastos de proyectos

Seguimos incorporando mejoras en GONG orientadas a reforzar el seguimiento financiero de proyectos, facilitar su gestión diaria y poder adaptar la herramienta a los procesos de control de cada organización que utilice GONG:

Gestión ágil de los documentos de gastos de tus proyectos 

Con el objetivo de agilizar y simplificar la gestión de los documentos de gastos, se han incorporado mejoras importantes en la forma de borrar documentos asociados a gastos en GONG, especialmente pensadas para los casos en los que es necesario eliminar un número elevado de documentos.

Hasta ahora, las únicas opciones disponibles para borrar un documento eran: eliminar el gasto completo al que estaba asociado o acceder al sublistado de documentos dentro de cada gasto y eliminarlos uno a uno. 

Para resolver esta situación, se incorpora un nuevo botón de borrado directamente en el listado de Documentos de Gastos.

De este modo, será posible borrar documentos sin necesidad de borrar el gasto ni de acceder al sublistado de cada uno, lo que supondrá un ahorro de tiempo y una mejora de usabilidad de la herramienta.

Para que este borrado masivo sea realmente útil, se añaden nuevas opciones de filtrado al listado de Documentos. Además de los filtros ya existentes, ahora será posible filtrar por:

• Fecha de modificación del documento, indicando una fecha concreta o un intervalo temporal.
• Implementador del gasto asociado al documento.

Los filtros de fechas se reorganizan y renombran para mejorar la claridad, diferenciando entre:

• Fechas de aplicación del gasto.
• Fechas de cambio del documento.

Con estos nuevos filtros, los posibles campos de filtrado a aplicar en la documentación de gastos son:

• Tipo de gasto.
• Periodos.
• Etiquetas.
• Tipo de partida.
• Fecha de aplicación del Gasto:
  • Inicio.
  • Fin.
• Fecha de cambio del documento:
  • Inicio.
  • Fin.
• Implementador.

Así, gracias a la posible combinación entre todos estos filtros, será posible localizar con precisión los documentos que cumplen determinadas condiciones y eliminarlos de forma rápida y segura.

Y al combinarlo con la subida masiva de documentos facilitará considerablemente la gestión de todos los documentos de gastos, que es una de las tareas que resultan más laboriosas en el día a día de las organizaciones.

¡Ojo! Es importante tener en cuenta que, en el caso de documentos que justifican más de un gasto, el borrado del documento lo eliminará de todos los gastos a los que esté asociado.

El borrado, por lo tant,o puede realizarse:

• De forma individual: mediante un botón de borrado en cada línea del listado de documentos o en cada gasto.
• De forma conjunta: con este nuevo botón de borrado general, se permite borrar todos los documentos que se estén mostrando en el listado tras aplicar los filtros correspondientes, con un solo clic y su confirmación.

 

Seguimiento de los intereses generados en cada proyecto.

Al hacer el seguimiento del proyecto en GONG, es posible registrar los intereses generados mes a mes dentro de los movimientos.

Estos intereses pueden ahora incluirse en el Resumen de gastos del proyecto activando la opción “Incluir intereses generados”.

Al activar esta opción, el resumen mostrará dos nuevas líneas:

1. Total de intereses generados.

2. Suma de estos intereses al total del presupuesto y al pendiente.

Esto permite ver de manera clara cómo los intereses afectan al presupuesto inicial y al importe pendiente, ofreciendo una visión más completa de la situación económica del proyecto.

Además, los intereses se calculan aplicando la misma tasa de cambio que se utiliza para los gastos, según los filtros seleccionados en el resumen, con lo que se ajustarán automáticamente a la moneda en la que se esté visualizando la información.

 

Marcados de control exclusivos para determinados roles de la organización.

Con el objetivo de garantizar que el uso de los marcados de control en GONG se adecuen a los procesos y roles de la organización, se ha incorporado a GONG que, al configurarlos, sea posible indicar también si son "Visibles/Seleccionables solo para un rol específico" y para qué rol.

Esto significa que, en caso de configurarlo, ciertos estados o acciones solo podrán ser seleccionados y marcados por usuarios/as con un rol específico dentro del proyecto o de la gestión económica de la organización.

Recordamos que el sistema de Marcados en GONG permite adaptar la herramienta a los procedimientos de control y seguimiento de cada organización. Esto significa que cada organización puede establecer sus propias reglas para revisar, validar y aprobar información dentro de GONG.

Con los marcados, es posible crear procesos de validación y seguimiento para distintos elementos clave de la organización, como:

• Compromisos económicos.
• Aprobación o rechazo de gastos.
• Gestión de pagos asociados a un gasto.
• Solicitudes de justificación de gastos.
• Validación de presupuestos iniciales.
• Validación de modificaciones de presupuestos.
• Validación de transferencias y documentación asociada.
• Procesos de solicitudes de transferencias, ya sean desde terreno o sede, incluyendo toda la justificación documental y dobles validaciones que añaden seguridad al proceso.

 

Nuevo campo en el alta de proyecto para gestionar solicitudes de fondo de proyecto.

Este nuevo campo titulado "Grado de ejecución para nueva provisión" permite definir el porcentaje mínimo de gasto ejecutado que debe alcanzarse antes de poder solicitar una nueva provisión de fondos.

Por ejemplo, si se establece un 50%, el proyecto —o un implementador específico— deberá haber justificado al menos el 50% de los últimos fondos recibidos antes de poder realizar una nueva petición.

Este porcentaje suele venir determinado por el financiador del proyecto y funciona como un mecanismo de control para asegurar que los fondos se utilizan adecuadamente antes de liberar nuevos recursos.

Puede aplicarse tanto a:

• Las peticiones de fondos al financiador, como

• El envío de fondos a terreno.

De esta forma, se garantiza una gestión financiera más ordenada y alineada con los requisitos establecidos.

 

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Aplicación de filtros más clara e intuitiva en GONG

Al aplicar filtros en los listados, informes o resúmenes de GONG, el sistema los resalta en negrita junto al borde de su caja para que sea posible identificar fácilmente cuáles se han seleccionado.