Lector de facturas y tickets OCR

Funcionalidad que, haciendo uso de la IA, lee facturas y tickets (en foto o PDF) y extrae automáticamente sus datos: proveedor, fecha, importes, IVA y conceptos. Convierte documentos en papel o escaneados en información estructurada, lista para exportar o integrar en contabilidad, sin teclear nada a mano. Ahorra tiempo, reduce errores de transcripción y facilita el control de gastos.

Detalle de funcionamiento de la funcionalidad:

Para poder usarlo ir a Ejecución Económica >> Importar tickets y facturas.

Paso 1: Elegir qué hacer con los documentos

Existen dos opciones:

Asociar a gastos existentes

• Se usa cuando los gastos ya están registrados en GONG y solo falta adjuntarles el justificante.
• La IA busca coincidencias entre cada documento y los gastos existentes.
• El/la usuario/a valida cada coincidencia antes de que el documento se adjunte.

Crear gastos nuevos

• Se usa cuando el gasto todavía no existe.
• GONG extrae los datos de cada factura, la persona los revisa y se crea el gasto con su documento ya adjunto.
• Cada archivo genera un gasto nuevo.

Paso 2: subir los documentos

Se arrastran los archivos a la zona de carga o se hace clic para seleccionarlos. Los límites son:

• Formatos: PDF, PNG o JPEG.
• Máximo 100 documentos por lote y 20 MB por archivo.

El texto de ayuda indica el recorrido de los datos: los documentos se envían al servicio OCR configurado y el texto extraído pasa al proveedor de IA.

Paso 3: revisar los datos comunes (modo “Crear gastos nuevos”)

Este bloque evita repetir lo mismo en cada factura. Los valores que se elijan se aplican a las nuevas subidas:

• Implementador
• Moneda
• País (por ejemplo, “Gasto regional”)
• Partida presupuestaria

Los botones Aplicar valores comunes y Asignar partida solo modifican los documentos que estén seleccionados, no todos. Eso permite, por ejemplo, asignar una partida a unas facturas y otra partida a otras.

Después hay que completar los datos propios de cada factura y confirmar para crear los gastos.

Qué se ve en la parte inferior

• Importaciones del proyecto: el historial de importaciones y borradores del proyecto.
• Mensajes de error por archivo: en la segunda captura aparece un aviso en rojo (FacturaSSL_2026_09_167_ACPAU_20260901.pdf: Internal Server Error). Indica que ese archivo concreto falló al procesarse, y probablemente no impide que el resto del lote se procese.

Puntos clave para la documentación

• Control humano: la IA propone coincidencias y extrae datos, pero la persona valida y confirma antes de crear o adjuntar nada.
• Privacidad: los documentos pasan por un OCR y su texto por un proveedor de IA. Conviene indicar cuáles son y dónde se procesan los datos.
• Dependencia de configuración: requiere tener configurado el servicio OCR y el proveedor de IA.
• Coherencia con las reglas de GONG: el flujo pide partida y financiador concretos, en línea con el criterio de que cada gasto quede imputado a un financiador específico.

¿Cómo gestiona la información la IA?

 

• Descripción de la información de GONG que se envía a la IA para su gestión:

 

• Control humano: Qué decisiones sigue tomando la persona (la IA propone, no ejecuta).

 

• Información guardada y durante cuánto tiempo:

 

Recuerda que:

• Datos que no se envían nunca: Datos personales, información sensible de personas beneficiarias.
• No entrenamiento de la IA: Nuestros servicios AI Endpoints están alojados y operados en la Unión Europea. No utilizan tus datos para entrenar los modelos y solo conservan la información estrictamente necesaria.
• Limitaciones de la IA: La IA puede equivocarse o inventar contenido: el resultado siempre debe ser revisado por una persona.