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Alta y configuración de nuevos Proyectos y Convenios

Alta y configuración de un nuevo Proyecto o Convenio

En el alta y puesta en marcha de un nuevo proyecto o convenio intervienen dos actores:

El administrador: Da de alta el nuevo proyecto y establece los usuarios que van a trabajar sobre él y los moderadores de este.
El coordinador: Realiza la configuración de funcionamiento del proyecto o convenio.

Alta de un proyecto (administrador)

1. Si es necesario, el administrador da de alta una nueva cuenta para el proyecto. Esta cuenta es la exigida por el financiador para los ingresos de subvenciones y los seguimientos de caja.

2. Se asignarán los permisos necesarios de gestión sobre los agentes y cuentas que se vayan a emplear en el proyecto a los usuarios involucrados.

3. Desde la ruta https://demo.gong.org.es/administracion/proyecto/proyecto/listado, el administrador da de alta un nuevo proyecto:

Nombre: El nombre con el que identificaremos el proyecto. Debe seguir las normas de estilo definidas por la organización.
Fecha Convocatoria: La fecha de convocatoria a la cual se presentará el proyecto.
Multipaís: El proyecto se desarrolla en varios países o un uno sólo.
País Principal: En el caso de que se desarrolle en un sólo país, idicar cuál.
Moneda Principal: La moneda en la que realizaremos el seguimiento y justificación al financiador.
Moneda Intermedia: Divisa usada en el proyecto.
Financiador: El financiador al cual presentaremos el proyecto.
Cuenta Financiador: Cuenta exclusiva del proyecto donde se efectuarán los ingresos de subvenciones.
Título: Descripción del proyecto.

4. Asignaremos los usuarios que intervendrán en el proyecto, así como el rol que asumen en él. El rol de “Coordinador” será necesario para realizar la configuración del proyecto.

Alta de un Convenio (administrador)

Los dos primeros pasos a realizar son idénticos al caso del alta de proyecto. Sin embargo, el alta de un nuevo convenio se realizará desde la ruta:

http://demo.gong.org.es/administracion/convenio/proyecto/listado

En ella, para dar de alta un nuevo convenio, deberemos rellenar los mismos campos usados para el caso anterior, añadiendo el siguiente:

Acciones a nivel de: Podremos elegir entre Objetivos Específicos o Resultados, provocando que la matriz del marco lógico a realizar tenga una estructura:

Acciones → Resultados → Actividades

ó

Objetivos Específicos → Acciones → Actividades

La elección de una u otra dependerá de cómo nuestra organización haya definido su estructura de trabajo con Convenios y Programas.

Una vez dado de alta el convenio, será posible definir las PACs incluidas en este, teniendo que proporcionar tan sólo el Nombre y Título de cada uno de ellas. El resultado será similar a la siguiente pantalla:

Configuración del Proyecto (coordinador)

Una vez que el proyecto ha sido creado, el coordinador definir el funcionamiento de este. Para ello, el coordinador acederá al menú de configuración del proyecto, debiendo realizar las siguientes acciones:

Estado del Proyecto

En el “Estado del Proyecto” se muestra la evolución de este según las directrices configuradas por la organización para el flujo de trabajo. El moderador es el responsable de hacer evolucionar el proyecto según la fase en la que este se encuentre.

Es necesario que el proyecto tenga algún estado definido antes de poder configurar los puntos siguientes.

Etapas y Tasas de Cambio

Las etapas definen las fases temporales del proyecto. De forma general, un proyecto tendrá una única etapa y dentro de ella se podrán generar tantas aplicaciones de tasas de cambio como se necesiten.

Supongamos que el proyecto tiene una duración de todo el año 2013, por lo que la daremos de alta:

Y pinchando el icono del listado podremos ver las tasas de cambio generadas (en principio y de forma automática, aparecerán las propias para la moneda principal del proyecto). Conforme introduzcamos las monedas en el punto siguiente podremos configurar las tasas de cambio a aplicar sobre los presupuestos y sobre los gastos.

Para dar de alta un nuevo valor de tasa de cambio, deberemos añadir los siguientes campos:

Presupuesto o Gasto: La tasa de cambio es aplicable al presupuesto o a los gastos.
Manual ó Media Ponderada: Seleccionando manual, deberemos introducir los valores del tipo de cambio a aplicar. Seleccionando media ponderada (sólo disponible para gastos) el sistema nos realizará el cálculo automático del tipo de cambio según las transferencias realizadas a la moneda implicada.
Moneda: La moneda para la cual definimos el tipo de cambio
Toda la Etapa: Seleccionándolo, dejaremos que la tasa de cambio se aplique a la etapa referida. En tasas de cambio para presupuestos, la opción obligada es “toda la etapa”.
Fecha Inicio/Fecha fin: Si no seleccionamos la opción anterior, podremos definir las fechas para la que este tipo de cambio debe aplicarse.

Tras la configuración de las tasas de cambio para todas las monedas implicadas, la pantalla tendrá un aspecto similar al siguiente:

Los valores de TC a 0.0€ para las tasas de cambio de gastos de GTQ y USD se deben a que aún no existen transferencias que permitan realizar el cálculo ponderado de los tipos de cambio. Conforme se generen nuevas transferencias estos valores se modificarán dinámicamente.

En cualquier momento durante la duración del proyecto, podremos modificar estas definiciones para adaptarlas a posibles cambios que se produzcan.

Relaciones del Proyecto

Configuraremos los Paises, Monedas (divisas y locales), Financiadores, Implementadores y Cuentas (específica del proyecto, y cuentas bancarias y “cajas chichas” a usar por los agentes implementadores) que manejaremos en el proyecto. Además también introduciremos la información relativa a Sector de Población, Sector de Intervención y Área de Actuación.

Es necesario que el moderador del proyecto disponga de los permisos adecuados sobre estos elementos (otorgados por el administrador), pues en caso contrario no será posible incluir los implementadores o cuentas relacionadas.

Tras realizar cualquier cambio en las monedas a usar en el proyecto es conveniente volver al submenú de “Etapas y Tasas de Cambio” para hacer los ajustes adecuados en los tipos de cambio de la moneda modificada.

Proyectos Cofinanciadores

Se definen aquí los proyectos que cofinanciarán a este si los hubiera. Durante la fase de ejecución podremos vincular gastos producidos en los proyectos aquí recogidos como si fueran propios, sin que se produzca una duplicidad de información.

Para el alta de un proyecto cofinanciador hay que proporcionar los siguientes datos:

Proyecto cofinanciador: Nombre del proyecto que va a cofinanciar al que estamos configurando.
Importe: Importe total que cofinancia.
Financiación Pública: Si la cofinanciación corresponde a un financiador público
Financiación Privada: Si la cofinanciación corresponde a un financiador privado

Partidas del Financiador

En este submenú daremos de alta las partidas usadas por el financiador y realizaremos el “mapeo” desde estas hacia las partidas definidas para nuestra organización.

Las reglas de mapeo implican que una o varias partidas del sistema pueden vincularse a cada partida del financiador: es decir, las partidas de nuestra organización, como mínimo, van a ser tan detalladas como las del financiador, pudiendo ser incluso más concretas.

En primer lugar, iremos dando de alta todas las partidas que el financiador maneja de acuerdo a los siguientes campos:

Código: Código único de la partida
Nombre: Nombre de la partida
Directa/Indirecta: La partida es directa o indirecta
Descripción: Descripción de la partida
Partida tipo ‘madre’: La partida tiene partidas hijas
Partida ‘madre’: Si la partida pertenece a una partida ‘madre’, el nombre de esta.

Una vez que tenemos dadas de alta todas las partidas a utilizar en el proyecto, realizaremos el mapeo entre las de nuestra organización y las del financiador. En el caso de que queden partidas de nuestra organización sin asignar con las del financiador, el sistema nos mostrará un mensaje de advertencia.

Finalmente, el mapeo de partidas resultará algo similar a la siguiente pantalla:

Esta configuración es posible exportarla e importarla desde el submenú de “Importación” del menú de “Configuración”.

Subpartidas

Bajo este submenú se realizará la gestión de las subpartidas a utilizar en el proyecto.

Para dar de alta las subpartidas necesitaremos proporcionar:

Nombre: Nombre de la subpartida
Partida: Partida de la organización a la cuál estará vinculada.

Si bien es posible realizar una configuración inicial de las subpartidas (vinculadas a cada partida de nuestra organización) desde esta pantalla, también es posible definirlas dinámicamente en el momento en que realicemos el presupuesto.

La configuración realizada es posible exportarla e importarla desde el submenú de “Importación” del menú de “Configuración”.

Configuración del Convenio (coordinador)

La configuración de un Convenio es similar a la de un Proyecto, salvo por las siguientes particularidades:
La configuración realizada en los submenús “Relaciones de Proyecto” y “Partidas del financiador” sólo se realiza en el convenio, y esta afecta a todas las PACs que forman parte de él.
La configuración realizada en el submenú “Proyectos cofinanciadores” sólo se realiza en cada PAC del convenio.

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